Innanzitutto Xnotta dispone di una interfaccia di accesso molto "friendly" in cui da subito vengono evidenziate le funzionalità più utilizzate (configurabili dall'utente) e le operazioni da svolgere nella giornata.

Entrando nella singola attività verranno evidenziate le eventuali nuove prenotazioni provenienti dal proprio sito Web e le prenotazioni da trattare nella giornata (Check-In, Live-in, Check-Out).

Questa sezione è dedicata alla configurazione della Struttura Ricettiva ed a tutti i parametri relativi alla configurazione del Voucher da inviarsi al momento della prenotazione.

La sezione prevede anche il dettaglio dei Dati Bancari con le coordinate da inviare nel caso in cui si scelga come sistema di pagamento anche il Bonifico Bancario oltre che la Carta di Credito o Paypal.

La gestione alloggi permette il caricamento dei dettagli dei singoli alloggi, nelle diverse tipologie, e di tutti i servizi inerenti gli stessi nonchè l'eventuale galleria fotografica (dedicata soprattutto agli Appartamenti) e la piantina sulla dislocazione.

Nella sezione prezzi è possibile definire i prezzi di ogni singolo alloggio (con Minimum Stay dedicata per alloggio e fascia temporale), per stagionalità, giornalieri e settimanali e quindi, nella sezione Maggiorazioni e Riduzioni è possibile caricare tutte le condizioni speciali che regolano il soggiorno.

La sezione prenotazioni è appunto dedicata a tutte le attività relative alla Prenotazione.

Il software gestionale alberghiero Xnotta permette di gestire sia Preventivi (tramutabili in Opzione o Prenotazione), sia Opzioni (tramutabili in Prenotazioni) sia direttamente Prenotazioni.

Il Tableu permette una gestione semplice ed interattiva delle operazioni da effettuare e delle modifiche e spostamenti da effettuare sulle prenotazioni.

Il software gestionale alberghiero Xnotta si connette a due dei più importanti Channel manager quali Parity Rate e Rentals United.

Con tali sistemi è possibile pubblicare sui Channel scelti il proprio contingente ed il relativo prezzo ed in caso di prenotazione ricevere la stessa direttamente sul gestionale Xnotta contrassegnata con il Channel di origine. 

Il software gestionale Xnotta elabora, in forma completamente automatizzata e guidata, la scheda PS dedicata alla Polizia di Stato e la scheda ISTAT dedicata all'Ente Regionale del Turismo.

Il software è completamente guidato e non permette l'elaborazione della scheda ISTAT qualora nella giornata non si siano effettuate tutte le operazioni di Check-in e Check-Out previste avvertendo l'utente su quali siano le attività che non sono state effettuate.

Il software gestionale Xnotta, essendo un software Cloud, permette comunque la Stampa e l'esportazione di tutti i dati presenti permettendo così anche la gestione dell'attività delle persone non dedicate all'uso dello strumento informatico.

Inoltre è presente una ampia scelta di Statistiche ( 21 in tutto per ora) molto dettagliate su una molteplicità di attività sulla propria clientela.

Il software gestionale Xnotta è uno dei pochi gestionali alberghieri dotato di un sistema di Customer Satisfaction interna.

Grazie ad una serie di moduli, per ciascuna attività dell'Hotel, è possibile definire il tipo di domande da effettuare al turista e il Link al questionario verrà inviato dopo qualche giorno dal Check-Out dello stesso.

A fronte delle risposte ottenute si potrà misurare il gradimento degli stessi ai servizi erogati.

Il software Xnotta permette, a cura della struttura ricettiva, la generezione di accessi ad Agenzie per la prenotazione.

L'accesso viene effettuato assolutamento nel rispetto della privacy dei dati immessi dalla struttura e il prezzo di vendita per l'Agenzia potrà essere definito tra a prezzo fisso (un listino a loro dedicato) o in % sul listino della struttura (per cui una fee dedicata)